چگونه یک ارائه خوب داشته باشیم

آموزش کنفرانس دادن

بسیار دیده شده که بسیاری افراد در مدرسه و به خصوص دانشگاه و یا محل کار لازم به ارائه مطلبی شده اند. اما متاسفانه بدلیل شکل خاص نظام آموزشی ما (حداقل زمان ما که اینجوری بود) افراد از ارائه کنفرانس واهمه داشتند و یا اینکه اگر هم کنفرانسی را ارائه میکردند خیلی دلچسب و جالب از آب در نمیآمد. من در این مقاله سعی کردم تجربیات خودم رو به عنوان یک آدمی که بالاخره چندین تا کنفرانس دادم (از مدرسه و دانشگاه بگیر تا محل کار)، در خدمت دوستان بزارم. سعی هم میکنم مطالب عملی باشن و از مطالعاتی هم که کردم استفاده میکنم. مطالب رو به صورت نکته نکته براتون بیان میکنم. سعی نکنید همشون رو حفظ کنید سعی کنید درکشون کنید مجسمشون کنید بعد تمرین کنید و سعی کنید همه پارامترها رو اجرایی کنید. بعد خودتون رو بررسی کنید ببینید کدوم پارامتر رو انجام دادید کدوم رو انجام ندادید و سعی کنید اونایی رو که انجام ندادید انجام بدید.

خب بریم سر اصل مطلب

اول چند مورد از اصل کنفرانس میگم بعد در مورد کارها و روانشناسی کنفرانس ( از قبیل حرکات بدن، اعتماد به نفس و ... صحبت میکنم)

برای انجام یک کنفرانس خوب چه باید کرد:

1-به موضوع کنفرانس کاملا مسلط باشید

اگه فکر میکنید که برین توی اینترنت و چند تا سرچ کنین و درباره چندتا چیز یه اطلاعات کمی بدست بیارن و بعد میتونین بیاین و یک کنفرانس خوب ارائه بدین، سخت در اشتباه ... نیستین!؟!؟

به نظر من بعضی ها هستند که اینقدر هنرمند هستند که با وجود اطلاعات کمی که از موضوعی دارن، میتونن براحتی همه رو سرگرم کنن. البته این کار مهارت میخاد و شما هم اگر تازه کار هستید من هم این کار رو اصلا تا وقتی که مجبور نشدید پیشنهاد نمیکنم و دقیقا عکس اونو پیشنهاد میدم. تا میتونید اطلاعلات خودتون رو در مورد مطلبی که میخواهید ارائه دهید زیاد کنید. وقتی مطالعه شما در یک موضوعی بیشتر بشه یه جورایی در اون موضوع صاحب سبک میشید در ضمن به سوالات حضار به راحتی جواب میدید و اعتماد به نفستون افزایش پیدا میکنه و مزایای دیگه که بعدا میگم. فعلا تنها چیزی که من میخوام از این بند توی ذهن شما بمونه اینه که مثل خوره بیافتید در جان اطلاعات و هر چیزی میشه درباره مطلبتون اطلاعات جمع کنید فقط همین (البته برای این کار باید دلسوزانه وقت بزارین)

اینترنت منبع بدی نیست. از کتاب و افراد آگاه هم میتونید استفاده کنید. میتونید نظرات مختلف رو مطالعه کنید (مثلا بگید: اکثر دانشمندان معتقد هستند دایناسورها به دلیل برخورد یک شهاب سنگ با زمین از بین رفتند اما پروفسور فلانی نظر دیگری دارد ایشون میگه: ... و الی آخر)

راستی سایتهای علمی خارجی خیلی خوبی هم وجود داره اگه زبانتون خوبه باور کنید یک کنفرانس پر از اطلاعات میتونید از سایت های خارجی بدست بیارین. اگر هم زبانتون خوب نیست از کس دیگه کمک بگیرین یا بدین براتون ترجمه کنن. اما در حالت کلی سعی کنید زبانتون رو تقویت کنید برای تحقیقات بعدیتون خیلی بدرد میخوره.

اگر هم میخاین زبانتون بد باشه و از کسی هم نمیخاین کمک بگیرین مجبورین به همین سایتهای داخلی اکتفاء کنید. ولی یکم ضایع هستا. فکرشو بکنین یه نفر از اونایی که گوش میده اگه بره توی اینترنت با اولین سرچ بتونه کل چیزایی رو که شما توی کنفرانستون گفتید رو پیدا کنه. ضایع نیست؟

2-پاورپونیت درست و حسابی (قسمت اول)

من نمیدونم که این جماعت چرا هر چی رو میخان توی کنفرانسشون بگن رو میان توی پاورپوینت و اسلایدهاشون مینویسن. بعد خودش اونجا می ایسته و انگار داره از روی همون اسلایدها میخونه. خب بیا بشین دیگه ما خودمون بلدیم بخونیم تو الکی اونجا چکار میکنی

از این به بعد یکمی کتابی هم صحبت کنیم

دوست عزیز اطلاعات شما باید یک سر و گردن از چیزی که در اسلاید هاتون هست بیشتر باشد و گرنه اگر این پاورپوینت دست کس دیگری بیافتد هم میتواند براحتی کنفرانس شما را ارائه دهد و حتی شاید بهتر از خود شما. سعی کنید مطالب را تیتروار در اسلایدها بیاورید و بعد خودتون با دیدن مثلا آن جمله، توضیحات را به آن اضافه کنید نه اینکه سرفصل و کل مطلب و نتیجه گیری را همه با هم در اسلاید ها تایپ کنید. آخر یه کمی فکر کنید: به نظر شما این برای کسی که گوش میدهد جذاب است که همان چیزی را که شما میگویید، بخواند. آیا این سوال در ذهنش به وجود نمیآید که اگر شما مطالب اسلایدها را از رو نخوانید، دیگر هیچی بلد نیستید.

اسلاید وسیله مناسبی برای بکار گرفتن تمامی حواس فیزیکی بیننده است. به جای اینکه همان چیزهایی را که میگویید در اسلاید بنویسید، فقط از سرفصل ها و توضیحات اندک استفاده کنید و بجای آن از تصاویر و فیلم ها و یا نمودارها استفاده کنید. مطمئن باشید که کنفرانس شما جذابیت بیشتری پیدا میکند.

مثلا اگر در مورد بحران جهانی غذا صحبت میکنید به جای اینکه در اسلادتان یک مشت مطالب قلمبه سلمبه در مورد آفریقا بنویسید و بعد همان را از رو بخوانید، بیایید و در اسلاید از نمودارهای تعداد افراد دچار سوء تغذیه و یا ... و یا از تصاویر کودکان گرسنه آفریقا، قحطی، خشکسالی و... و یا از فیلم ها یا کلیپ ها و تصاویر متحرک استفاده کنید.

3-پاورپوینت درست و حسابی (قسمت دوم)

نکته دیگری که در مورد اسلایدها هست اینه که سعی کنید تا جایی که ممکن است، اسلایدها را جذاب کنید. استفاده از ترکیب رنگی سنگین و البته زیبا (خیلی رنگ رنگی هم نکنید)، استفاده از جدول های قشنگ، متحرک سازی نوشته ها و تصاویر همچنین متحرک سازی اسلایده و استفاده از صدا میتونه به جذاب تر شدن اسلایدها در نتیجه توجه ببینندگان و بهتر شدن کیفیت کنفرانستون کمک کنه.

مثلا این دو اسلاید نمونه هایی از اسلایدهای اولیه دو کنفرانس هستند. به نظرتون کدومشون بیشتر برای بیننده جذابه؟

 

کار با پاورپوینت خیلی سخت نیست اگر یکمی باهاش ور بروید، میتوانید چیزهای جالبی خلق کنید.

نکته دیگر در ساخت اسلایدها خلاقیت است. سعی کنید مقداری در ساخت اسلایدها متفاوت باشید. استفاده از عکس هایی که در اینترنت به وفور یافت میشوند نیز میتواند منبع خوبی برای کار در پاورپوینت باشد.

البته زیبا بودن کنفرانس شاید نتواند بار علمی آن را افزایش دهد اما برای بدست آوردن یک کار تمیز و حرفه ایی و جلب توجه و افزایش اعتماد به نفس خودتون میتواند مفید باشد.

4-اعتماد به نفس و روش های ایجاد آن

یکی از مهمترین کارهایی که در لحظه کنفرانس باید انجام بدید اینه که اعتماد به نفس خوتون رو حفظ کنید. البته اینکه در لحظه اول یه خورده عرق کنید یا ضربان قلبتون تند بشه یا دستتون بلرزه شاید خیلی غیر طبیعی نباشه ولی بعد از چند دقیقه همه جیز عادی میشه وبه اصطلاح موتورتون گرم میشه و این استرس های اولیه ازبین میره. اما کاری که شما باید انجام بدید اینه که از همون لحظه اول اعتماد به نفس داشته باشید.

به نظر من خیلی مهم نیست که استرس داشته باشید یا نه اون جیزی که مهمه اینه که اصلا نشون ندید که استرس دارید. برای خودم پیش اومده که گفته میشد که چقدر من با اعتماد به نفس و راحت و بدون استرس کنفرانس میدم اما واقعیتش این بود که من هم مقداری استرس داشتم. بعدها خودم به این نتیجه رسیدم که ممکنه من در جلوگیری از استرس خیلی موفق نباشم، اما در این موضوع که اجازه ندهم کسی از استری من مطلع نشود موفقم. بدین خاطر دیگران گمان میکنند که من آدمی با اعتماد به نفس بالا در ارائه هستم.

خب حالا چکار کنیم که اعتماد به نفسمون یکمی بهتر بشه؟

بند اول رو یادتونه گفتم اطلاعاتتون رو تا میتونید افزایش بدید؟ اینجا بدرد میخوره. وقتی اطلاعات شما از یه موضوعی زیاد باشه و درباره اون موضوع زیاد فکر کرده باشید، خیلی دلیلی برای استرس ندارید چرا که از همه کسانی که نشسته اند و به حرف های شما گوش میدهند بیشتر میدانید و حتی اگر هم چیزی را نگفتید یا بد گفتید، کسی نیست که اشکال شما را بگیرد و بقولی ضایعتان کند (البته همیشه سعی کنید همه چیز را درست و درمان بگویید). قبل از ارائه خود چندین بار تمرین کنید تا تسلطتان بر پیوستگی مطالب را افزایش دهید. در صورتی که میخواهید عادی باشید، یک لباس عادی که همیشه میپوشیدید را بپوشید. ازهیچ ویژگی خاصی مانند آرایش افراطی یا مدل موی غیر معمول و یا کفش غیر عادی استفاده نکنید.

گاها نیشخند و یا لبخند بزنید. مهم نیست که چقدر استرس دارید، طوری نشان دهید که انگار اصلا استرس ندارید یادتان باشد بقیه فقط ظاهر شما را مبیبنند پس ظاهر خود را محکم و بدون استرس نشان دهید حتی اگر مجبور به فیلم بازی کردن بودید.

از حرکات بدن خود استفاده کنید. مثل یک چوب خشک سر جای خود نایستید. عادی باستید گاها این پا اون پا شوید یا از حرکات دست برای اشاره به اسلایدها و حتی قدم زدن برای نزدیک شدن به اسلایدها و اشاره به تصاویر استفاده کنید. البته حرکاتتون کنترل شده باشه نه خیلی تند و نه آرام بلکه همانطور که همیشه هستید. حرکت کردن شیوه مناسبیه برای اینکه بقیه به این نتیجه برسند که شما چقدر بی استرس هستید.

5-به ارائه خود مسلط باشید

قبل از شروع کنفرانس، با تمرین، بدانید میخواهید چطور و با چه کلماتی شروع کنید، با چه کلماتی وارد بحث شوید و نهایتا چگونه ارائه خود را تمام کنید. آنقدر مسلط باشید که وسط ارائه مکث دراز مدت نداشته باشید. لازم نیست ترتیب همه مطالب را حفظ کنید میتوانید سرفصل ها را در یک تکه کاغذ کوچک همراه خود داشته باشید اگر پاورپوینت آماده کردید که دیگر نیاز به کاغذ هم نیست و با دیدن سر فصل ها میتوانید توضیحات را ارائه دهید. اگر اطلاعاتتان زیاد باشد، مکث دراز مدت هم نداشته باشید ارائه تان ظاهری نسبتا مناسب پیدا میکند. اما اگر بخواهید تاثیر گذاریتان بیشتر شود باید یک عالم دیگر هم دخیل کنید:

صدا

نحوه بلندی یا کوتاهی صدای شما، تاکید صوتی بروی کلمات مهمتر، سرعت صحبت کردن شما و شمرده صحبت کردن مخصوصا در جاهای مهم کنفرانس، از عواملی است که میتوانید با تمرین بدست آورده و در کنفرانس استفاده کنید. صدایتان باید رسا و واضح باشد به طوری که دورترین کسی که از شما قرار دارد هم براحتی هم چه تمام تر صدای شما را بشنود و اگر از او بپرسند که صدای شما چطور است، او بگوید: صدایش بلند است اگر آرامتر صحبت کند هم من میتوانم بشنوم.

راستی صدا یک عامل خوبی برای نشان دادن اعتماد به نفس بالا هم هست پس حتما ازش کمک بگیرید. 

6-جذب بینندگان

درباره جذب بینندگان چه بگم که هر چی بگم کمه.

ببینید وقتی شما یک ارائه رو شروع میکنید، در ابتدا تقریبا تمامی نفرات به شما توجه میکنن. در ادامه از اونجا که معمولا ارائه ها کسل کننده، خسته کننده و بیمزه میشه، خیلی ها حواسشون پرت میشه شما به عنوام یک ارائه دهنده نباید بزارید توجه بقیه از شما برداشته بشه یا حداقل توجه افراد کمی برداشته بشه. برای اینکار باید مطالبتان و یا نحوه ارائه مطالبتان برای دیگران جذاب باشد. من قبلا مظمون این موضوع رو به بعضی ها گفتم: اینقدر با هیجان و اشتیاق ارائه دهید به طوری که اگر مثلا درباره زندگی جلبک ها هم دارید صحبت میکنید طوری هیجان و انرژی صرف کنید که دیگران به این نتیجه برسند که: مهمترین عاملی که زندگی بشری را تهدید میکند نه بیماریهای واگیردار است،نه سیل  زلزله، نه بمب های هسته ای و نه خشکسالی بلکه وجود جلبک ها است.

مطالبتان را خوشمزه کنید. در هر کنفرانس 10 دقیقه ایی میتوانید یا گفتن نکاتی بینندگان را به لبخند و یا خنده وادارید مثلا در ابتدا میتوانید بحث را با یک شوخی شروع کنید. این روشی است که گاها من از آن استفاده میکنم: صحبتم را با یک حرف بامزه شروع میکنم شاید در طول سمینار هم یه حرف بامزه بزنم و همینطور با یک حرف شیرین و بامزه کنفرانسم را تمام میکنم (البته در گفتن حرف های خنده دار نباید زیاده روی کرد)

با انرژی باشید. اگر شما با انرژی باشید این احتمال وجود دارد که عده ای هم با دقت حرف های شما را گوش دهند، اگر شما عادی باشید این احتمال وجود دارد که عده ای چرت بزنند و اگر شما سرد و بی انرژی باشید این احتمال وجود دارد که همه چرت بزنند. پس با انرژی باشید. تحرک و گاها چند قدم جابجا شدن، به سمت اسلاید رفتن و برگشتن، اشاره به تصاویر، استفاده از حرکات مناسب دست، تن مناسب و رسای صدا از جمله عواملی هستند که شما را با انرژی نشان میدهند. برای اینکه بتوانید پر انرژی باشید احتیاج به این دارید که با مطالب ارتباط برقرار کنید و به این نتیجه برسید که مطلبی که میخواهید ارائه دهید آنقدر مهم است که این بندگان خدا که نشسته اند باید بدانند و بیشتر به آن توجه کند پس حتی قبولوندن این مساله به خودتان هم تا حدودی لازم است که: واقعا مهمترین عاملی که زندگی بشری را تهدید میکند، وجود جلبک ها است.

خیلی ارائه خود را کش دار و خسته کننده نکنید. کم بگید و مفید. متن هایی برای شروع و پایان سمینار در نظر بگیرید که با آنها صحبت را شروع و تمام کنید و اینکه بروی ساخت اسلایدهای خود وقت بگذارید.